Configurer la 2FA pour plusieurs personnes

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Si vous êtes plusieurs collaborateur·rice·s a devoir accéder à la même adresse email @avocat.be au travers du Webmail, la mise en place de la double-authentification peut revêtir un caractère légèrement plus compliqué.

Il est cependant assez facile de mettre cela en place en suivant les étapes ci-dessous :

1. Si ce n'est pas déjà fait, connectez-vous à votre Webmail.
   Au besoin, consultez notre article 📄 Accéder au Webmail.
   
   

2. Une fois vos identifiants validés, le système vous proposera l'écran suivant :
   
   

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   L'image ci-dessus est un exemple : NE SCANNEZ PAS le code ci-dessus. Scannez le QR-code qui s'affiche sur votre Webmail.
   

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6. Lorsque vous êtes plusieurs personnes (avocat·e, secrétaire, collaborateur·rice, etc) à devoir accéder à la même adresse via le Webmail (les clients mail tels que Outlook ne sont pas concernés), c'est ici que cela se complique légèrement. 
   
   Vous avez alors deux options : 
   
   

   1. faites la procédure décrite ici tou·te·s ensemble, au même moment. Chaque personne suit alors les mêmes étapes, installe sa propre application de double-authentification sur son téléphone et scanne le même QR-code à l'étape suivante, au même moment.
      
      
   2. si, pour une raison ou une autre, vous ne pouvez être tou·te·s présent·e·s au même moment, il existe une alternative qui consiste à utiliser la clé secrète affichée sur l'écran de configuration de la double-authentification (ci-dessous encadrée en rouge) : 
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   7. Copiez cette clé dans un document sécurisé, et communiquez-là de manière sécurisée aux personnes qui doivent pouvoir accéder à votre Webmail également.
      
      
7. Dans tous les cas, toutes les personnes concernées doivent installer une application de double-authentification sur leur téléphone portable. Il en existe beaucoup, dont Twilio Authy Authenticator, Microsoft Authenticator, FreeOTP, etc. La plupart de ces applications sont gratuites.

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   Sur les téléphones Android, vous trouverez ces applications sur le Play Store.
   Sur un iPhone, vous trouverez ces applications sur l'App Store.

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10. Une fois l'application d'authentification installée sur chaque téléphone, ouvrez-là.
    
    

11. Ensuite, selon si toutes les personnes concernées sont présentes au moment de la configuration ou non, procédez comme suit :
     

    1. Option 1 : scannez, tou·te·s en même temps, le QR-code affiché sur l'écran de votre Webmail avec votre app.
       
       
    2. Option 2 : Utilisez la clé secrète copiée à l'étape précédente pour créer un nouveau profil dans l'application d'authentification des personnes devant accéder à votre Webmail. Ces applications proposent en général d'entrer cette clé manuellement lorsque scanner le QR-code est impossible. 

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       💡

       En utilisant la clé secrète manuellement à la place du QR-code, le reste de cette procédure peut être réalisée plus tard par les personnes indisponibles au moment de configurer la 2FA sur ce compte. 
       

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13. (Optionnel) L'application sur votre téléphone va alors créer un profil et, en général, vous demander de donner un nom à ce profil. Vous pouvez par exemple l'appeler "Webmail avocat.be". 
    
    
14. Toujours dans l'application installée sur votre téléphone, celle-ci vous affichera ensuite un code à 6 chiffres. Si ce code ne s'affiche pas d'emblée, sélectionnez le profil créé à l'étape précédente, sur votre application, pour afficher le code.
    
    
15. Revenez ensuite sur la page du Webmail, introduisez ce code à 6 chiffres dans les cases prévues à cet effet sous le QR-Code, et cliquez sur le bouton "Envoyer".
    
    
16. Le Webmail vous affichera ensuite des "codes de récupération 2FA". Ces codes à usage unique peuvent servir à se connecter au Webmail en cas de perte de votre téléphone, par exemple. Téléchargez-les ou imprimez-les et gardez les en lieu sûr, puis cliquez sur "Suivant" :
    
    
    
    
    
17. La double-authentification est maintenant activée sur votre compte et vous allez être redirigé·e vers votre Webmail. 
    
    La prochaine fois que vous vous y connecterez, vous n'aurez plus à refaire toute la procédure ci-dessus. Vous devrez cependant confirmer votre identité avec l'application d'authentification que vous avez installée sur votre téléphone.
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19. N'oubliez pas de renseigner une adresse de récupération en suivant la procédure détaillée dans notre article 📄 Adresse de récupération.
    
    Si nécessaire, relisez notre article 📄 Accéder au Webmail.

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