Votre adresse email avocat.be
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Généralités
En application de l’article 4.10 § 1 du code de déontologie, l’avocat·e doit disposer d’une adresse électronique.
Un serveur mail est mis à disposition et une adresse e-mail est attribuée à tou·te·s les avocat·e·s francophones et germanophones dès leur inscription au barreau, sur le modèle prenom.nom@avocat.be.
Si vous choisissez une adresse e-mail professionnelle qui ne soit pas l’adresse avocat.be, un alias sera créé à partir de cette adresse et renverra simplement les messages reçus vers la boîte professionnelle choisie. Vous conservez donc également votre adresse actuelle. L’alias est gratuit, mais vous ne bénéficiez pas des avantages décrits ci-dessous.
En général, votre barreau (ou l’O.B.F.G.) vous envoie un courrier pour vous avertir de la création de la boîte email. Dès réception de cette notification, vous devrez choisir une option :
- soit utiliser la boîte avocat.be qui vous a été assignée ;
- soit utiliser une autre adresse e-mail professionnelle, en prenant contact avec le responsable annuaire de votre barreau.
Les avantages de la boîte avocat.be
Les avantages de cette boîte sont nombreux : un espace disponible comparable aux standards du marché, un calendrier, un espace pour insérer des documents, un haut niveau de sécurité, un espace d’administration, une excellente disponibilité du serveur, un traitement anti-virus appliqué à tous les messages, un filtre anti-spam, etc.
Le coût
Vous avez le choix entre plusieurs formules d'abonnement, dont les détails se trouvent sur cet article : 📄 Abonnements ou à l'adresse https://avocat.contactoffice.com. L’abonnement est géré par notre prestataire technique, Contactoffice, via le Webmail.
Si vous choisissez d'utiliser un simple transfert vers votre boîte professionnelle (de votre cabinet, par exemple), l'abonnement est gratuit.
Procédure d’activation et désactivation
Comme indiqué ci-dessus, il est important de communiquer dès que possible au responsable annuaire de votre barreau votre numéro personnel de téléphone portable. Lorsque le barreau aura encodé votre numéro de téléphone mobile comme moyen de récupération dans le système, vous pourrez générer vous-même votre mot de passe via ce lien.
A noter que votre nom d’utilisateur est l’adresse @avocat.be elle-même.
Une fois votre mot de passe activé, vous pourrez accéder à la boîte @avocat.be, mais aussi à tous les services en ligne d’AVOCATS.BE, comme l’Extranet, le Registre National, le Portail, etc. Veillez dès lors à bien activer ce mot de passe, et à le conserver précieusement. Vous pourrez cependant le modifier via le même lien.
Dans le mois de votre inscription au barreau, si vous choisissez d’utiliser la boîte mail @avocat.be, vous devrez vous connecter à celle-ci via le Portail, ou en vous rendant sur https://avocat.contactoffice.com, pour choisir votre formule d’abonnement.
Si vous avez choisi un transfert automatique vers une adresse professionnelle autre, il sera important d’avoir communiqué cette adresse professionnelle au responsable annuaire de votre barreau, afin que cellui-ci puisse mettre le transfert en place.
Lorsque vous quitterez le barreau, l’adresse @avocat.be sera désactivée automatiquement deux mois après votre départ. Dès lors, si vous choisissez d’utiliser cette adresse comme boîte effective, il vous sera conseillé de transférer vers une autre boîte tous les mails que vous désirerez conserver avant votre omission.
Contraintes déontologiques et sécuritaires
L’avocat·e est tenu·e de déclarer une adresse électronique à son Ordre et ne peut refuser l’adresse ou l’alias @avocat.be qui lui est attribué.
L’usage du courrier électronique a été rendu obligatoire par le code de déontologie d’AVOCATS.BE.
Quelle que soit l’option retenue par l’avocat, l’adresse mentionnée dans l’annuaire d’AVOCATS.BE sera l’adresse @avocat.be, qu’AVOCATS.BE a décidé de promouvoir, pour les raisons évoquées ci-dessus.
Adresses email externes
En ce qui concerne les adresses gratuites qui peuvent être ouvertes via Internet, l’article 4.10§2 al.2 du code de déontologie d’AVOCATS.BE dispose que « l’avocat·e qui a recours à une autre adresse électronique que celle qui est mise à sa disposition par l’Ordre des Barreaux Francophones et Germanophone, veille à ce que celle dont iel fait usage présente des garanties au moins analogues de sécurité, de conservation et de préservation du secret professionnel.”
Votre courrier électronique, qu’il arrive via une adresse @avocat.be ou toute autre adresse, arrive sur votre système informatique (portable, PC, réseau, smartphone, …). Il vous appartient de gérer ce système vous-même ou d’en charger votre informaticien·ne, ce qui implique de tout mettre en oeuvre pour assurer la sécurité de vos données et l’efficacité de votre système (paramétrage des applications, maintenance, configuration des backups, installation des antivirus, etc).
Support
L’ouverture de la boîte et l’assistance de premier niveau sont assurés par le Service Desk (servicedesk@avocats.be ou 02 588 88 22).
Votre barreau ou AVOCATS.BE n’ont pas pour mission de vous aider à configurer, protéger, installer, ou dépanner votre système informatique. Il est dès lors inutile de les contacter pour de tels problèmes, aucune suite ne sera donnée à ces demandes.
AVOCATS.BE et son prestataire technique (ContactOffice) ne sont pas nécessairement responsables des problèmes que vous pourriez rencontrer avec votre adresse e-mail, notamment dans le cadre de l’utilisation d’un logiciel de messagerie, tel que Outlook ou Thunderbird. Certains de ces problèmes peuvent provenir de votre logiciel lui-même, ou de votre fournisseur d’accès à Internet, qui gère parfois le serveur SMTP utilisé pour l'envoi des messages.