📄 Créer une permanence CAJ et inscrire les participants

Créer une permanence CAJ et inscrire les participant·e·s

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Avant de procéder à la création des créneaux de permanences, il convient d’effectuer une configuration générale. Cette configuration ne doit être réalisée qu’une seule fois et est effectuée avec l’aide d’un·e collaborateur·rice du support informatique d’AVOCATS.BE, que vous pouvez joindre à l’adresse support.informatique@avocats.be 


Configuration générale

  1. Rendez-vous dans le module Permanences et cliquez sur Configuration.
  2. Cliquez sur Matière et vérifiez que toutes les matières y figurent. 
  3. Vérifiez ensuite les types de permanences, les emplacements, les jours fériés, etc.

    💡

    Dans le cas où des données doivent être modifiées ou ajoutées, contactez le support informatique d'AVOCATS.BE à l'adresse support.informatique@avocats.be 


Après avoir vérifié et complété les paramètres généraux, l’étape suivante consiste à générer les permanences ou selon la configuration, créer les colonnes de permanences et à y inscrire les avocat·es qui assureront les permanences pour l’année judiciaire.Cette action s'effectue généralement en début d'année judiciaire mais peut également être faite en cours d'année.


Configuration des colonnes de permanences


  1. ⚠️

    La configuration des colonnes ne s'applique pas à tous les barreaux.

  2. Dans le module Permanences, cliquez sur Colonnes, ensuite sur Colonnes.
  3. Cliquez sur Nouveau pour ajouter une colonne.
  4. Entrez le numéro de colonne et ajoutez des avocat·es membres de cette colonne.
  5. Pour chaque avocat·e inscrit à la colonne, encodez une date de début et de fin (généralement du 01.09.20XX au 31.08.20XX)



Inviter les avocat·e·s à s'inscrire aux emplacements CAJ

Les avocat·e·s doivent, depuis leur portail, s’inscrire aux emplacements où iels souhaitent effectuer leurs permanences. Ces inscriptions peuvent également être réalisées depuis l’interface du gestionnaire.

Pour inscrire un·e avocat·e à un emplacement en tant que gestionnaire :

  1. Cliquez sur Inscription aux emplacements.
  2. Cliquez ensuite sur Nouveau.

  3. Sélectionnez :

    1. l’avocat·e,

    2. les matières,

    3. l’emplacement,

    4. le type,

    5. puis faites passer le statut de Nouveau à Inscrit.

Pour plus de détails, consultez notre article 📄 Inscription à un emplacement 

⚠️

Cette étape est hyper importante donc veillez bien à ce que les avocat·e·s soient bien inscrit·e·s aux emplacements.


Générer des permanence

  1. Cliquez sur Permanences, ensuite sur Générer les permanences.
  2. Dans le générateur de permanence, sélectionnez l'emplacement pour lequel vous souhaitez générer des permanences.

  3. (Facultatif) Sélectionnez ensuite les colonnes et définissez la première colonne qui sera affectée à la première permanence.


  5. Vérifiez les jours fériés et cliquez sur Générer les propositions.
  6. Modifiez les propositions en cas de besoin sinon, confirmez.



  11. Les permanences générées, passez à la vue liste en cliquant sur le bouton indiqué dans la capture ci-dessus.
  12. Sélectionnez toutes les permanences générées.
  13. Cliquez sur le bouton  Actions.
  14. Cliquez ensuite sur Inscription aux permanences afin d’inscrire automatiquement tous les avocat·e·s au permanences générées.

 

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